Tre flag - dannebrog og LEKI-flag

Spar penge med et farvel til manuelle processer og papir

Leki Aviation har sagt farvel til manuelle processer og papir. De har fravalgt papirer i organisationen og fået automatiseret mange af de manuelle bogføringsprocesser.

Færre fejl, større gennemsigtighed og en betydelig reduktion i antallet af administrative timer er blandt de væsentligste gevinster i den internationale koncern med hovedkontor i København.

Vækst skabte rationaliseringsbehov

Leki Aviation distribuerer flyreservedele til hele verden. Efterhånden som virksomheden voksede og fik afdelinger i flere lande – herunder Singapore, Kina, Dubai, USA og Storbritannien – voksede også behovet for at få strømlinet flere af de interne processer i organisationen. Den store mængde bilag og de mange transaktioner krævede meget manpower i virksomheden.

Derfor igangsatte virksomheden en gennemgribende afdækning af mulighederne for at rationalisere og automatisere. Her var arbejdskapitalen som en del af koncernens cash management et af de vigtigste indsatsområder.

Manuelt papirarbejde

- Alene her i København kører vi ca. 13-15.000 kreditorfakturaer igennem på årsbasis. Dem sad vi tidligere og håndterede hundrede procent manuelt, og vi havde et væld af papirer i hele huset, mindes global finance manager Jens Bendevis Harrington om tiden, inden indførslen af Document Capture – en it-løsning, der automatisk aflæser fakturadata og sender til virksomhedens økonomisystem.

- Document Capture har sparet os for rigtig mange manuelle processer, konstaterer Jens Bendevis. Når der i dag lander en faktura på e-mail, flytter medarbejderen den simpelthen bare over i en særlig indbakke. Derfra henter systemet selv dokumentet. Kommer fakturaen i papirform, scanner vi den direkte ind i systemet og smider papiret ud.

Har sparet en fuldtidsstilling

- Det er en kæmpe lettelse, at det manuelle tastearbejde er gjort. Samtidig har vi ikke papirer, der cirkulerer rundt i huset, og som risikerer at blive væk. Alt er elektronisk, og vi kan hele tiden gå ind og søge samt tjekke, hvad der ligger åbent, siger han og fortæller, at de mange timer, som det nye system har frigivet, svarer til en fuldtidsstilling i administrationen.

- Gennem naturlig afgang har vi kunnet reducere en medarbejder ved at indføre Document Capture. Det var ikke et mål i sig selv, men det kom som en naturlig konsekvens, fordi der ganske enkelt ikke var timer nok til at opretholde stillingen og genbesætte den.

Styr på betalingerne

Leki Aviation anvender Navision på tværs af koncernen med fælles kontoplan og en udvidelse i form af bankmodulet Payment Management, der ifølge Jens Bendevis har medført et højere kvalitetsniveau i betalinger til virksomhedens mange leverandører.

- Det har sat vores betalinger mere effektivt i system. Før havde vi et stort antal manuelle transaktioner, fordi vi sad og lagde betalinger manuelt ind i banken, som vi bagefter bogførte manuelt – i mange tilfælde enkeltvist. I dag laver vi en samlet betaling om ugen med alt, der ligger til forfald. Kvaliteten er væsentlig højere, fordi vi overfører korrekt hver gang, og vi sparer samtidig rigtig meget tid.

Ikke gratis

Jens Bendevis er ikke blind over for, at automatisering og effektivisering af disse processer koster ressourcer. Det har det også gjort i Leki Aviation, men ikke noget, der kan måle sig med gevinsterne.

- Dette her er kun en start for os. Vi kommer til at bygge mere på, efterhånden som virksomheden bliver endnu større, og vi får andre behov. I forhold til besparelsen er selve udgiften lille. Også rent tidsmæssigt er investeringen godt givet ud.

Få hjælp i banken

- Det er bestemt min anbefaling, at man kommer i gang med at få afsøgt de her muligheder og virksomhedens behov. Hellere i dag end i morgen.

- Næsten alle virksomheder kan have gavn af en smartere håndtering af betalinger, kreditorfakturaer osv. Og du kan passende tage en snak med din bank og høre om deres erfaringer inden for cash management. Du kan opnå meget værdifuld sparring den vej, lyder anbefalingen fra Jens Bendevis.

Få hjælp til betalinger i banken

Book et møde